Một vài kỹ thuật giúp tăng năng suất công việc

Nhân tiện gần đây mình học được vài kỹ thuật khá hay, giới thiệu lại lên đây cho các bạn nào vô tình đi ngang đọc áp dụng thử.

Viết ghi chú mỗi ngày

Hồi xưa, bản thân mình cũng đã từng có thời gian viết nhật ký. Sau đó rồi cũng không làm tiếp nữa. Giai đoạn viết blog nhiều chắc cũng kéo dài 2-3 năm. Mặc dù sau đó mình không tiếp tục viết nhật ký nữa, nhưng chính nhờ giai đoạn đó mà kỹ năng viết tiến bộ hơn hẳn, dù chưa thuần thục.

Với mình lúc đó, việc viết lách chỉ giới hạn trong nhật ký. Nhưng gần đây, vô tình đọc được một vài tips hay trên mạng, giải thích về thói quen “viết trong lúc suy nghĩ”. Sau khi áp dụng khoảng 3 tháng, mình thật sự bất ngờ về hiệu quả của thói quen này. Có thể nói nó giải quyết cho mình rất nhiều vấn đề cùng một lúc:

• Dễ mất tập trung
• Không bị quên task
• Dễ quay lại với task đang làm mà không bị mất “context”

Ban đầu, mỗi ngày mình tao ra một file Google Docs như thế này. Cứ mỗi ngày là mở sẵn file này trong một tab riêng. Trong quá trình làm việc, mọi thứ từ task, ghi chú, suy nghĩ, … phát sinh mình đều ghi chú vào đây.

Ban đầu, việc áp dụng khá hiệu quả. Nhưng sau khoảng 2 tháng thì phát sinh thêm một vấn đề: tốn nhiều thời gian cho việc tìm kiếm lại những ghi chú của ngày trước, hoặc phải copy nội dung từ ngày trước vào ngày sau, …

Thế là mình tìm cách cải thiện bằng cách tạo ra một file cho mỗi tuần, thay vì mỗi ngày như lúc trước. Tốc độ ghi chú nhanh hơn hẳn. Vì trong phạm vi một tuần, mình dễ dàng copy/paste nội dung liên quan để duy trì ngữ cảnh làm việc.

Có thể nói, đây là thói quen tạo nên ảnh hưởng cực lớn lên năng suất làm việc của mình thời gian gần đây. Khuyến nghị bạn nên thực sự làm thử.

Tạo nhật ký thời gian

Trong một lần vô tình đọc bài blog này: https://zapier.com/blog/I-tracked-my-time-for-a-year/, mình học được một kỹ thuật tiếp theo là “time log”.

Để áp dụng kỹ thuật này, bạn cần tạo sẵn một file excel hoặc spreadsheet với các khung giờ cố định trong tuần như hình bên dưới.

Đầu tuần vào sáng thứ hai, bạn lên sẵn một lịch trình cho tuần tiếp theo. Tuy nhiên, đừng buộc bản thân phải bám theo lịch trình này. Bạn hãy xem đây là một nhật ký hàng ngày của bạn.

Trong quá trình làm việc, hãy bật sẵn file này lên, và định kỳ cách vài giờ lại cập nhật xem trong vài giờ trước mình đã làm gì. Khi có bất kỳ điều chỉnh gì trong lịch trình của bạn, hãy cũng cập nhật file này ngày để nó luôn phản ánh lịch trình mới nhất.

Sau khi áp dụng khoảng 3 tuần, mình cảm thấy rất hiệu quả vì nó giúp mình phân tích được lượng thời gian bỏ ra mỗi tuần, đồng thời giúp tăng khả năng “nhận thức thực tại”. Vì cứ cách một khoảng thời gian, mình lại nhìn vào file này và lại “đọc” được bản thân nên/đang phải làm gì. Giả sử lúc đó đang phân tâm thì cũng tập trung vào công việc trở lại ngay. Rất hiệu quả.

P/S: mình có làm sẵn template, bạn nào đọc đến đây muốn thực hành thử thì dùng template này nhé: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1Lso5tfteYnry_qDEEUWo4ioUR72bukajm3qKOH1kqHE/edit?usp=drive_web&ouid=113042595552210627264