Một start-up khi vừa thành lập luôn phải đối mặt với nhiều vấn đề cần phải giải quyết (tuyển người, tăng sales, tăng traffic, giảm bounces rate, …). Nhưng sau khi vấn đề được giải quyết, việc chuyển giao công việc cũng rất quan trọng để founder có thể dành thêm thời gian để giải quyết những bài toán khác không ngừng phát sinh.
Việc ghi chú lại phương pháp giải quyết vấn đề của mình dưới dạng Process là một trong những cách giúp việc chuyển giao này được hiệu quả.
Dưới đây là cách anh A, một Start-up founder từng bước xây dựng quy trình cho start-up của mình theo như mình quan sát được.
- Anh A vừa mở một start-up trong lĩnh vực X, mỗi ngày A đều phải liên tục giải quyết các vấn đề mới. Có những vấn đề chỉ phát sinh một lần duy nhất, có những vấn đề mang tính lặp đi lặp lại, nên A quyết định sẽ bắt đầu xây dựng quy trình để chuyển giao cách thức giải quyết vấn đề của mình cho các bạn nhân viên.
2. Trong quá trình giải quyết vấn đề, trừ khi đây là một start-up founder có kinh nghiệm, còn không thì cần phải thử và sai để tìm ra con đường đúng để giải quyết được vấn đề của mình. Việc tìm ra hành động nào là sai cũng quan trọng ngang ngửa việc tìm ra hành động nào là đúng.
Bằng việc tham khảo người có kinh nghiệm trong lĩnh vực, A có thể nhanh chóng xác định đâu là hành động sai càng sớm càng tốt.
Giá trị của kinh nghiệm đôi lúc là việc chỉ ra được đâu là “những thứ không nên làm”.
3. Kết quả của quá trình thử và sai đạt đến kết quả, A nhận ra được con đường để giải quyết vấn đề của mình.
4. Tuy nhiên bản thân A không dừng lại ở đó.
Bằng cách nhìn lại tổng thể quá trình giải quyết vấn đề của mình, A nhận thấy rằng có thể có cách tốt hơn (ít tốn công hơn) để giải quyết nó nên đã cố gắng Optimize nó.
5. Tạm hài lòng với kết quả của mình. A quyết định ghi chú lại các bước làm việc của mình để nhân viên có thể làm theo dưới dạng quy trình (Process).
Để cho dễ hình dung, A sẽ sử dụng Business Process Model Notation (BPMN) để vẽ lại quy trình của mình.
Thông thường, một quy trình sẽ được bắt đầu bằng một điểm đầu và một điểm cuối (khi vấn đề được giải quyết). Giữa đầu và cuối, là các nhiệm vụ (Task) được thực hiện một cách tuần tự / song song / rẽ nhánh cho đến khi đạt được đến trạng thái cuối.
Đối với một số quy trình, điểm bắt đầu là một sự kiện (event) nào đó xảy ra. VD: Quy trình xử lý sự cố truyền thông.
Một số quy trình được bắt đầu khi một quy trình khác kết thúc. VD: Quy trình Tiếp nhận thành viên kết thúc sau quy trình Phỏng vấn tuyển dụng.
Để hướng dẫn cho nhân viên của mình cách thực hiện các Task, A bổ sung thêm các thông tin bên dưới cho mỗi task:
- Input Document: những loại văn bản đầu vào nào cần có để hoàn thiện task này.
- Output Document: những loại file / văn bản mà nhân viên cần cập nhật sau khi hoàn thành task này.
- References Document: các loại tài liệu tham khảo để hoàn thành task này một cách đúng đắn.
- Actor: vai trò của người thực hiện task.
6. Ngoài cách vẽ sơ đồ bằng BPMN, anh A quyết định ghi chú lại quy trình dưới dạng file excel để dễ tra cứu và tìm kiếm.
Ghi chú: Business process automation là từ khóa nên biết nếu bạn muốn tiến xa hơn bằng cách tự động hóa một phần hoặc toàn bộ quy trình của mình.
Ghi chú 2: CRM (Customer Relationship Management), HRM (Human Resources Management) là những thuật ngữ mô tả các hệ thống phần mềm giúp quản lý những quy trình liên quan đến quản lý nhân sự (HRM) hay quản lý quan hệ khách hàng (CRM). Những hệ thống này thường được gọi chung dưới tên gọi ERP (Enterprise Resources Planning).
Con Mọt Sách 