Vài ghi chú về việc giao tiếp qua email

Xác định mục tiêu và đối tượng đọc của email
Mỗi một email được viết ra đều nhằm hướng đến một đối tượng đọc nào đó. Người viết cần phải xác định được người đọc email của mình sẽ là ai, và mình muốn truyền đạt thông tin gì.

Nguyên tắc “Time to value”

“Time to value” trong ngữ cảnh email/product là thuật ngữ ám chỉ khoảng thời gian một người cần phải bỏ ra để nhận được một giá trị được định trước. Ví dụ như bạn viết một email giải thích một vấn đề gì đó cho người bạn, trong email đó bạn dẫn một đường link đến một website khác, kèm theo một file nén. Vậy thì người bạn này cần phải làm các bước sau khi nhận được email của bạn:

• Đọc qua nội dung email
• Bấm vào link để vào website
• Tải file nén về, mở nội dung file

Vậy thì “Time to value” của người bạn này là tổng thời gian bạn ấy đã bỏ ra cho đến khi bạn ấy thực sự hiểu vấn đề bạn nói đến trong email.

Thông thường, “Time to value” (TTV) càng ngắn thì càng tốt.

Một vài ví dụ ứng dụng nguyên tắc này:

• Khi gửi email xin việc, bạn nên gửi Cover Letter (hoặc đưa nội dung cover letter vào nội dung email). Với cover letter, nhà tuyển dụng sẽ nhanh chóng biết bạn là ai, bạn đang hướng đến cái gì. Sau đó, nhà tuyển dụng sẽ tham khảo thêm CV của bạn nếu cần.
• Cũng với cùng lý do tối ưu hóa TTV, attachment trong email thường nên hạn chế dùng file nén nếu không cần thiết (ví dụ không nên nén CV lại).
• Khi gửi email cho sếp cần liệt kê các ý chính, tô đậm các ý quan trọng, các công thức tính cần tính hẳn ra số.

Khi nào thì TO, CC(carbon copy), BCC (blind carbon copy)?

Trong ngữ cảnh email, TO được sử dụng khi người gửi muốn gửi nội dung cho người được TO đọc. Còn CC được sử dụng khi người gửi muốn những người trong danh sách CC tham khảo nội dung email, nhưng họ sẽ không phải là người đọc chính. BCC được dùng khi người gửi muốn cho một vài người nữa biết về nội dung email (nhằm lưu trữ, cảnh báo, …) nhưng không muốn cho người nhận biết.

Tình huống ví dụ: bạn A đang làm việc với team đối tác có 3 người gồm Jack, David, Tracy. Trong đó bạn thấy dịch vụ được cung cấp bởi Jack không ổn và bạn muốn phản hồi cho Jack biết, và cũng muốn David và Tracy nhận thức được điều này. Thế là bạn A quyết định gửi email TO Jack, và CC đến David và Tracy, trong khi vẫn BCC sếp của bạn A vì muốn ngầm báo cho sếp của bạn A về vấn đề này.

Vài lưu ý chung về hình thức trình bày email

• Các đoạn văn nên được cách dòng cho dễ đọc.
• Ý tứ nên rõ ràng, ngắn gọn, tập trung vào mục tiêu mình muốn nói.
• Các từ khóa quan trọng cần người đọc lưu ý nên highlight hoặc bôi đậm.
• Nếu nội dung email liệt kê nhiều ý, và có tham chiếu lẫn nhau trong quá trình diễn đạt, cần đánh số các ý để dễ tham chiếu.
• Khi copy một đoạn nội dung từ nơi khác vào, cần xóa format gốc trước và tự format lại để nội dung được đồng nhất.