Vài bước đơn giản để lập kế hoạch

Hồi xưa trong một lúc tình cờ tìm học tài liệu để học về quản lý dự án, mình có vô tình đọc qua bộ tài liệu Guides to the PMBOK (Project Management Body Of Knowledge) bản 2013.

Bộ sách rất tổng quát và đầy đủ các khía cạnh của việc quản lý một dự án. Nó liệt kê hầu hết những từ khóa và các kỹ thuật có liên quan đến quản lý dự án từ nhỏ đến lớn, từ đơn giản đến phức tạp, từ dự án 2-3 tháng cho đến dự án 5-10 năm.

Suốt từ đó đến giờ, đây là kim chỉ nam chủ yếu cho mình vận dụng trong tất cả các hoạt động liên quan và thấy rất hiệu quả.

Trong số các giai đoạn của Planning thì mình thấy các bước dưới đây là được dùng nhiều nhất cho các dự án tầm 3-4 tháng trở lại.

1- Xác định mục tiêu của dự án

Một dự án (project), theo định nghĩa của PMBOK đó là một chuỗi các nỗ lực mang tính tạm thời (có bắt đầu và có kết thúc) để tạo ra một sản phẩm, một dịch vụ hay một kết quả nào đó mang tính độc nhất (“a temporary endeavor undertaken to create a unique product, service or result.”)
Việc đặt ra mục tiêu dự án là bước đầu tiên quyết định dự án có thực hiện được hay không. Một vài điểm cần lưu ý khi đưa ra mục tiêu cho dự án: rõ ràng, cụ thể, có thời hạn để hoàn thành, và khả thi.
Vài ví dụ về dự án mà ta thường thấy:

• Xây dựng một website bán hàng
• Tuyển 15 nhân viên cho phòng sales
• Tích hợp hệ thống SAP của bộ phận Sales
• Nâng cấp hệ thống ERP nội bộ của công ty trong 7 tuần
• Đánh giá hiệu suất hoạt động của bộ phận bán hàng và đưa ra giải pháp cải thiện trong 2 tháng
• Tổ chức sự kiện cho 100 lập trình viên về chủ đề XYZ
• …

 

2- Chia dự án ra thành các tasks nhỏ cần hoàn thành

Đối với dự án lớn, bạn sẽ cần làm chỉn chu hơn bằng cách xây dựng một cây WBS (Work Breakdown Structure). Nhưng đối với dự án nhỏ thì thường có thể đơn giản hóa nó, chỉ cần liệt kê tasks là đủ.

Trong trường hợp bạn chưa có kinh nghiệm, bạn có thể tham khảo ý kiến của người đi trước về việc nên chia nhỏ tasks như thế nào.

3- Ước tính thời gian của từng tasks

Việc ước tính này có thể dựa vào kinh nghiệm hoặc nhờ ai đó có kinh nghiệm ước tính dùm. Đồng thời tự nhân đôi / nhân ba thời gian nếu cần trong trường hợp team chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc này.
Lưu ý là cần biệt giữa thời gian thực sự làm task với thời gian thỏa thuận để làm task. Ví dụ: một bạn designer cần phải thiết kế 2 màn trong 1 website. Mỗi màn bạn mất 2 tiếng làm việc, tổng cộng là 4 tiếng. Tuy nhiên do bạn phải làm song song 3-4 dự án nên bạn quyết định thương lượng với Project Manager là sẽ làm tasks này trong 4 ngày. Vậy thì 4 tiếng là thời gian bạn thực sự làm task. Còn 4 ngày là thời gian bạn thỏa thuận để làm task.
Và ở bước này, chúng ta sẽ ước tính dựa theo thời gian thực sự làm task.

4- Sắp xếp thứ tự và độ phụ thuộc của các tasks

Trong tình huống thực tế, một số tasks có thể làm song song, có task thì lại cần phải hoàn thành sau khi một task khác được hoàn thành.

Ví dụ: khi tổ chức một event, việc mời speakers và việc tìm kiếm venue cho dự án có thể hoàn thành song song. Nhưng việc gửi thư mời cho người tham dự thì cần phải làm sau khi venue đã được xác nhận chẳng hạn.

Đồng thời thông qua việc tính toán các tasks phụ thuộc nhau như thế nào, bạn có thể dự kiến đại khái mình sẽ mất bao nhiêu thời gian để hoàn thành cả project này. Theo như hình minh họa thì là 12 days là tối thiểu.

5- Ước tính resources cần thiết

Dựa vào sơ đồ ở bước 4, bạn có thể thử tính xem mình sẽ cần 1, 2 hay 3 resources (thành viên/nhân lực) cho dự án của mình,

6- Tính toán chi phí

Thường đối với các dự án đơn giản mà team tự tay làm, khâu này có thể bỏ qua. Tuy nhiên các bạn cũng nên tự quy đổi cho mình 1 đơn vị “chi phí” cho một giờ làm việc của các bạn, để từ đó có ý thức hơn cũng như hiệu quả hơn trong việc hoàn thành dự án.

7- Lập biểu đồ gantt

Sau khi đã hoàn thành các bước ở trên, thì bạn đã có một bản kế hoạch trong tay và có thể đưa nó dưới dạng biểu đồ Gantt để mọi người tiện theo dõi.

Ghi chú: hầu hết kế hoạch đều sẽ bị sửa đổi vào một thời điểm nào đó. Nên việc điều chỉnh luôn là tự nhiên và cần thiết. Chỉ cần bạn đảm bảo khi có điều chỉnh thì bạn làm theo các bước để đảm bảo kế hoạch được update lại, đặc biệt là phần estimate các task.

Ghi chú 2: Task 4 (sắp xếp thứ tự) quan trọng hơn task 5 và 6. Nếu bạn không ước tính được chi phí / thời gian của các task thì cũng không sao, hãy cho một con số dự đoán. Tuy nhiên hãy xác định cho được task nào là quan trọng hơn, và nên làm trước.