Trưởng nhóm
Trưởng nhóm cần được lựa chọn một cách nghiêm túc. Khi một thành viên được bầu/chấp nhận làm trưởng nhóm, thành viên đó cần ý thức về trách nhiệm và quyền hạn của mình đối với nhóm. Các thành viên khi bầu trưởng nhóm cũng cần phải có cùng nhận thức về vấn đề này.
- Vai trò của trưởng nhóm có thể được chia thành hai vai trò chính: lãnh đạo và quản lý nhóm. Tùy vào mục tiêu của nhóm mà đòi hỏi trưởng nhóm phải đáp ứng một trong hai hoặc cả hai vai trò này.
- Đối với vai trò lãnh đạo, trưởng nhóm là người cần trả lời xác định được câu hỏi “What” (chúng ta cần phải làm gì?) và “Why” (Tại sao chúng ta cần phải làm điều này). Đồng thời, trưởng nhóm cũng là người duy trì sự công bằng trong nhóm, bao gồm khen/chê, thưởng phạt. Khi có mâu thuẫn xảy ra, trưởng nhóm cần là người đứng ra phân xử cuối cùng. Các thành viên cần tôn trọng quyết định của trưởng nhóm
- Đối với vai trò quản lý, trưởng nhóm là người chịu trách nhiệm trong việc phân chia công việc một cách công bằng. Tùy vào mức độ kinh nghiệm, kỹ năng và phong cách làm việc của trưởng nhóm mà việc phân chia có thể diễn ra dưới hình thức thỏa thuận hoặc áp đặt. Tuy nhiên, trưởng nhóm phải là người chịu trách nhiệm cuối cùng để đảm bảo công việc được phân chia một cách nghiêm túc.
- Một ngộ nhận thường thấy đối với vị trí trưởng nhóm, đó là “trưởng nhóm phải là người giỏi chuyên môn nhất”. Điều này là không hợp lý.
- Tiêu chí để bầu chọn trưởng nhóm: tinh thần trách nhiệm và kỹ năng tương tác với con người là hai kỹ năng thiết yếu mà một người trưởng nhóm cần có. Trong đó tinh thần trách nhiệm là quan trọng nhất.
Những lưu ý đối với thành viên trong quá trình làm việc nhóm
- Đảm bảo thông tin giữa các thành viên được chia sẻ một cách minh bạch. Cần xây dựng cơ chế giao tiếp và lưu trữ thông tin chung, mọi thông tin liên quan đến quá trình làm việc nhóm cần được lưu trữ vào 1 nơi chung, nơi các thành viên đều có thể truy xuất được. Các email liên hệ liên quan đến cả nhóm cần được forward để cả nhóm cùng đọc và nắm tình hình.
- Công việc được phân chia một cách cụ thể. Các thành viên cần xác định và thống nhất với nhau về kết quả trông đợi của nhiệm vụ được giao trước khi bắt tay vào làm. (Tham khảo thêm nguyên tắc S.M.A.R.T) khi phân chia công việc.
- Cần có buổi họp định kỳ, diễn ra một cách cố định. Các thành viên phải thống nhất về lịch họp và tôn trọng lịch họp. Trưởng nhóm là người quyết định hủy cuộc họp nếu cần thiết,
- Nguyên tắc “Vẫn thực thi dù không đồng thuận”. Các thành viên nhóm cần ý thức và nghiêm túc tuân theo nguyên tắc này. Khi có vấn đề gì đó không hài lòng về việc phân chia công việc, thành viên cần đưa ra cho tập thể, hoặc trưởng nhóm để thảo luận. Một khi tập thể đã ra quyết định, cho dù thành viên vẫn không hài lòng với quyết định, thành viên vẫn cần tôn trọng quyết định này và tìm cách thực thi quyết định này.
- Quy tắc TIP or TIO ( Think of Problems or Think of Options) để có phản hồi tích cực trong nhóm.
Vài tình huống thường xảy ra và cách xử lý
Trưởng nhóm phải gánh quá nhiều trách nhiệm
Đối với các nhóm sinh viên, tình huống một người được bầu làm trưởng nhóm, sau đó tự ôm đồm công việc cho mình là điều thường xảy ra. Để tránh điều này, cả trưởng nhóm và các thành viên cần xác định ngay từ đầu:
- Dù kết quả thành công hay thất bại, trưởng nhóm sẽ phải là người nhận trách nhiệm cuối cùng cho mọi hoạt động/nhiệm vụ diễn ra trong nhóm.
- Nếu trưởng nhóm phải đảm nhiệm chức năng quản lý như đã đề cập ở trên, việc này đòi hỏi trưởng nhóm phải dành thời gian và công sức để điều phối, theo dõi tiến độ, đốc thúc công việc, … nên trưởng nhóm phải là người nhận ít nhiệm vụ hơn so với các thành viên còn lại.
Các thành viên thường để cho “nước đến chân mới nhảy”, chỉ hoàn thành nhiệm vụ khi sát deadline
Thông thường, để tránh tình trạng này xảy ra, nhóm cần đảm bảo:
- Phân công công việc “chi tiết”, “cụ thể”, “đo đếm được”. Cố gắng chia nhỏ gói công việc theo phạm vi từng tuần/ngày.
- Ấn định lịch họp định kỳ để cập nhật tiến độ lẫn nhau.
Con Mọt Sách 